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備用金管理辦法

為了防止公司現(xiàn)金流失，提高資金使用效益，減少資金占用，特制定本辦法。

一、管理范圍

備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金及因臨時性的需要而借支的現(xiàn)金。主要包括：差旅費借款、項目借款、辦事處借款、零星采購借款和其他臨時性借款（如臨時性活動的借款、理賠等事故性質(zhì)的借款、押金等性質(zhì)的借款、因生活困難而需要的暫借款等）。

二、借款程序

1、借款人填寫《請款單》（見附件3）

差旅費借款填寫《出差申請單》、項目借款填寫《項目請款單》（見附件4）、辦事處借款填寫《辦事處請款單》（見附件5）、零星采購借款和其他臨時性借款填寫《請款單》；必須真實、詳細地注明借款事由、金額、歸還時間，屬出差性質(zhì)的必須注明出差事由及地點。

2、部門經(jīng)理審核

借款人所在部門的經(jīng)理就其借款事由的真實性、必要性進行審核。

3、總經(jīng)理審批

總經(jīng)理對借款必要性及金額的合理性進行審核、批準。

4、到財務部辦理借款。

三、借款限額

1、項目借款、辦事處借款、零星采購借款可領取定額備用金，定額標準由各部門經(jīng)理擬定，報總經(jīng)理批準。

2、差旅費借款，執(zhí)行《出差管理制度》。

3、其他臨時借款，根據(jù)事由控制借款限額。

4、個人臨時性借款：

（1）原則上不予借給，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準；有借款尚未還清者，一律不準進行二次借款。

（2）個人借款一般不能超過其2個月工資額，特殊情況超額時須有公司擔保人。

四、備用金借款支付方式

備用金借款可使用現(xiàn)金、支票或匯票等方式予以支付，視不同情況和公司財務規(guī)定。對經(jīng)常性需要借款的人員，經(jīng)批準，財務部可統(tǒng)一為其辦理銀行信用卡。

五、備用金還款、報銷期限

1、 對出差人員，按照《出差管理制度》執(zhí)行。

2、 對領用定額備用金的部門和個人，實行定期報銷，即于每周二到財務部辦理報銷手續(xù)（辦事處及項目借款每月25日前報銷一次）。

3、對個人借款，還款期限不得超過2個月，遇特殊情況由總經(jīng)理審批。

六、監(jiān)督和處罰

1、定額備用金實行專人借支專人負責的辦法，嚴格按照借款用途使用借款，不得挪作它用；否則，應視情節(jié)輕重追究責任。

2、因人員調(diào)動或離職等原因造成定額備用金管理員更換的，必須辦理變更手續(xù)，變更方式采用借還兩條線，即原責任人辦理還款，新責任人辦理借款，財務賬作相應調(diào)整。

3、若借款人員發(fā)生人事變動或離職，人力資源部未及時書面通知財務部確認清賬，造成借款無法收回的，由人力資源部承擔借款損失。

4、財務部應定期、不定期清理暫借款。對逾期未還、未報者，發(fā)送《備用金報銷（還款）催辦單》（見附件6）通知當事人；仍未改進者，在其當月薪資中扣收借款額。

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