員工費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)該怎么做?員工費(fèi)用報(bào)銷的新操作
來(lái)源:牛賬網(wǎng) 作者:張紅 閱讀人數(shù):14772 時(shí)間:2019-07-15
導(dǎo)語(yǔ):員工費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)該怎么做?員工費(fèi)用報(bào)銷的新操作。最近會(huì)計(jì)圈熱議的華為會(huì)計(jì)的員工報(bào)銷流程是怎么做的呢?小編也很好奇,看完之后小編覺得有不少值得借鑒的地方,推薦給會(huì)計(jì)人看看,有機(jī)會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)老板和其他同事也看看。
員工費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)該怎么做?員工費(fèi)用報(bào)銷的新操作
華為費(fèi)用報(bào)銷的流程
在華為員工報(bào)銷費(fèi)用,可能既見不著會(huì)計(jì)人員,也見不著出納。華為實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用報(bào)銷IT流程化處理。
十年前,智能手機(jī)尚未普及,華為就已在互聯(lián)網(wǎng)上開發(fā)了SSE費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)。能上網(wǎng)的地方華為員工就能登錄SSE系統(tǒng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單,填寫完畢后費(fèi)用報(bào)銷單系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提交領(lǐng)導(dǎo)審批。
以員工報(bào)銷差旅費(fèi)為例:
首先上網(wǎng)填報(bào)費(fèi)用報(bào)銷信息,信息流轉(zhuǎn)到主管處;
主管需確認(rèn)差旅事項(xiàng)的真實(shí)性及費(fèi)用的合理性;
主管確認(rèn)后,再由上級(jí)權(quán)簽人審批。
同時(shí),報(bào)銷人員需將費(fèi)用報(bào)銷單打印出來(lái),附上相應(yīng)發(fā)票,提交給部門秘書。
華為每個(gè)部門都配備有秘書,秘書會(huì)集中將部門的費(fèi)用報(bào)銷單快遞至財(cái)務(wù)共享中心。
財(cái)務(wù)共享中心簽收后,出納會(huì)集中打款,這時(shí),整個(gè)報(bào)銷流程結(jié)束,剩下的就是會(huì)計(jì)做賬了。
在員工費(fèi)用的過程中,華為財(cái)務(wù)對(duì)幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了優(yōu)化。
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審批環(huán)節(jié),由電子審批代替人工審批。以前報(bào)銷員必須找到領(lǐng)導(dǎo)面對(duì)面簽字,現(xiàn)在,電子流審批即可。
單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)集中快遞處理。以前是報(bào)銷人員挨個(gè)拿著單據(jù)送到財(cái)務(wù)部,現(xiàn)在只需快遞寄至財(cái)務(wù)共享中心。
付款環(huán)節(jié),系統(tǒng)批量處理代替了逐筆打款。以前要由出納一筆一筆給報(bào)銷人員打款,現(xiàn)在系統(tǒng)能歸集員工姓名、身份證號(hào)、銀行賬號(hào)等信息,與網(wǎng)銀對(duì)接后可批量轉(zhuǎn)賬,大幅減少出納的工作量。
賬務(wù)處理環(huán)節(jié),由系統(tǒng)自動(dòng)化處理代替手工錄入。以前每報(bào)銷一筆費(fèi)用,會(huì)計(jì)就要做一筆分錄,這樣不僅效率低下,而且容易出錯(cuò)?,F(xiàn)在,通過SSE費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)與財(cái)務(wù)軟件對(duì)接可直接生成會(huì)計(jì)憑證。
華為的財(cái)務(wù)總監(jiān)孟晚舟女士在2017年新年致辭《卻顧所來(lái)徑,蒼蒼橫翠微》中提到,在會(huì)計(jì)核算領(lǐng)域,我們積極嘗試自動(dòng)化、智能化,將標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)場(chǎng)景的會(huì)計(jì)核算工作交給機(jī)器完成。
目前,年平均約120萬(wàn)單的員工費(fèi)用報(bào)銷,員工在自助報(bào)銷的同時(shí),機(jī)器根據(jù)既定規(guī)則直接生成會(huì)計(jì)憑證。
費(fèi)用報(bào)銷審批要求
第一,由主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性和合理性把關(guān)。
華為的會(huì)計(jì)人員一般不對(duì)費(fèi)用發(fā)票做實(shí)質(zhì)性審核,不審核有幾個(gè)原因:
1.費(fèi)用的真實(shí)性應(yīng)由報(bào)銷人員的主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān),因?yàn)樗麄儾耪嬲?
2.費(fèi)用審核工作量很大,成本效益上不劃算。
譬如,公司全年120萬(wàn)筆費(fèi)用報(bào)銷,每一單審核需要3分鐘的話,總計(jì)耗時(shí)需360萬(wàn)分鐘。這360萬(wàn)分鐘的費(fèi)用審核需要多少人工去完成呢?
有人擔(dān)心,有人虛假報(bào)銷怎么辦呢?除了前端主管領(lǐng)導(dǎo)的把關(guān),華為在后端通過審計(jì)抽查對(duì)此予以監(jiān)督。審計(jì)抽查是一種事后監(jiān)控模式,如果抽查發(fā)現(xiàn)有問題,弄虛作假者會(huì)受到較重的處罰。
第二,限定領(lǐng)導(dǎo)電子審批的時(shí)間。
為了保證費(fèi)用報(bào)銷審批的及時(shí)性,華為規(guī)定了電子審批的時(shí)限。自電子流流轉(zhuǎn)到審批人之日起超過一定時(shí)間沒有審批的,系統(tǒng)將自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下個(gè)環(huán)節(jié),默認(rèn)本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。
當(dāng)然,默認(rèn)審批通過出了問題的,仍需由該審批人承擔(dān)。另外,公司會(huì)定期提取審批時(shí)效記錄予以通報(bào),超時(shí)審批會(huì)給予批評(píng)。
第三,限定員工費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)限。
華為員工費(fèi)用報(bào)銷原則上要在費(fèi)用發(fā)生后三個(gè)月內(nèi)進(jìn)行。如超過三個(gè)月,但未超過六個(gè)月,需說(shuō)明未及時(shí)報(bào)銷的原因申請(qǐng)?zhí)嘏3^六個(gè)月的,不能報(bào)銷。
第四,丟失發(fā)票只報(bào)銷費(fèi)用的50%。
如果員工不小心將發(fā)票弄丟了,只要能證明費(fèi)用真實(shí)發(fā)生了,也可報(bào)銷。但報(bào)銷時(shí)需要寫詳細(xì)的情況說(shuō)明。審批通過后可報(bào)銷費(fèi)用的一半。
為什么只報(bào)銷一半呢?一方面,發(fā)票丟失了,所報(bào)銷的費(fèi)用不能在所得稅前扣除,這意味著公司要承擔(dān)25%的所得稅損失,這部分損失是員工造成的,理應(yīng)由員工負(fù)擔(dān)。另外的25%帶有處罰性質(zhì),可視作對(duì)個(gè)人粗心大意弄丟發(fā)票的懲處。
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