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一、財務(wù)檔案的內(nèi)容

財務(wù)檔案是指投資公司及其所屬的各級公司在經(jīng)營活動中所形成的各種合同、協(xié)議、申請、說明、報表、憑證、票據(jù)、文件、帳簿等有參考價值的原始資料和電子文檔。

1、 票據(jù)是指包括各種入庫單、出庫單、銷售小票以及其他手寫票據(jù)等，是企業(yè)進行核算的原始依據(jù)。

2、 合同、協(xié)議是指公司在日常經(jīng)營活動中與其他單位或個人依法簽訂的、具有法律效力的各種文件，具體包括訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、勞務(wù)合同、廣告合同、財產(chǎn)保險合同、貸款（銀行承兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等。合同、協(xié)議是公司與其他企業(yè)進行商品交易，勞務(wù)供應(yīng)的法律依據(jù)，也是財務(wù)部門進行貨款結(jié)算的原始依據(jù)。

1）業(yè)務(wù)合同是指業(yè)務(wù)部門在商品交易過程中與對方簽訂的訂貨合同、銷售合同、各類工程合同和相關(guān)協(xié)議等。

2）行政合同是指公司行政部門簽訂的租賃合同、裝修合同、勞務(wù)合同、廣告合同、財產(chǎn)保險合同和其他合同等。

3）融資、投資合同是指與合作單位、金融單位簽訂的各種合同、協(xié)議，包括貸款（銀行承兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等

4）各分公司簽定的各種合同、協(xié)議，必須指定專人妥善保管，不得隨意亂丟亂放，防止泄密；過期的合同、協(xié)議，應(yīng)分類裝訂、登記，集中交到到人事部管理。每年6月30日，將過期的合同、協(xié)議交總部歸檔，統(tǒng)一管理，各地不得隨意丟棄、撕毀。

二、檔案的上繳

1、固定的財務(wù)檔案，如報表、憑證、票據(jù)等要在年度營業(yè)結(jié)束后，上交分公司財務(wù)部檔案管理員處，具體時間為每年的6月30日以前，上交隔年的財務(wù)檔案。

2、非固定的財務(wù)檔案，如合同、協(xié)議等要在合同、協(xié)議執(zhí)行完畢后交公司財務(wù)部檔案管理員處；

3、所有檔案必須按規(guī)定裝訂、歸類，交接過程必須清楚，填制交接清單（附表一）。交接清單上必須列明檔案的名稱、交接雙方經(jīng)手人、時間、地點以及冊數(shù)、件數(shù)或份數(shù)。

三、財務(wù)檔案的保管

1、對應(yīng)歸檔的材料加以分類、整理，編制兩張目錄表即檔案總目錄表和明細分類目錄表，并制定分類編號，以便快速檢索。

2、將分類以后的檔案材料裝訂成冊，編排順序號，與目錄表相對應(yīng)。

3、每一冊檔案要編寫頁號，該號碼用鉛筆寫在每頁材料的右上角。

4、將應(yīng)存檔的材料名稱。主要內(nèi)容、冊數(shù)、頁數(shù)等登錄上分類目錄表及總目錄表后，裝入統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制作的案卷內(nèi)。

5、對檔案庫要采取防火，防盜、防蛀、防強光、恒溫、恒濕等措施。對以上設(shè)施要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題要馬上向財務(wù)部經(jīng)理報告，并協(xié)助經(jīng)理采取補救措施。

6、對入庫檔案隨時進行更改補充工作，每半年清點一次，檢查檔案是否完整。準(zhǔn)確。帳目與實物是否相符，對破損、載體及變質(zhì)的檔案及時修復(fù)和區(qū)別登記。

7、每月一次將上月的資料用計算機軟盤做出備份，另行保管（如保險柜）。該套軟盤同樣做出編號和內(nèi)容登記。

四、財務(wù)檔案的保密規(guī)定：

1、檔案管理員要盡職盡責(zé)，嚴守企業(yè)機密。

2、嚴格執(zhí)行借閱、調(diào)用制度。

3、對機密、絕密文件要嚴格借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得翻印和復(fù)制。

4、不得在私人通信、電話中涉及企業(yè)機密，不得在公共場合涉及企業(yè)機密，不得與無關(guān)人員談?wù)撈髽I(yè)機密。

5、財務(wù)檔案密級分為秘密、機密、絕密，對絕密文件只限指定的人員使用。

1）絕密文檔是指向各單位上報的報表、公司的各類有價證券、會計帳簿、記賬憑證以及系統(tǒng)電腦識別密碼

2）機密文檔是指公司各類統(tǒng)計報表、分析報告以及重大的發(fā)展戰(zhàn)略等文檔

3）秘密文檔是指涉及到公司開辦、發(fā)展過程中保留的數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)點布局等重要資料

五、財務(wù)檔案的使用及借閱規(guī)定：

1、各分公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理級以上人員、財務(wù)部經(jīng)理調(diào)閱檔案可直接到檔案管理員處填調(diào)閱手續(xù)。

2、部門經(jīng)理級以上的人員需借閱檔案時，應(yīng)填寫借閱單，財務(wù)部經(jīng)理簽字，可到檔案管理員處辦理手續(xù)。

3、一般工作人員需借閱檔案時，要有經(jīng)理及經(jīng)理以上的人員批示，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理簽字后，方可借閱。

4、閱覽應(yīng)在檔案室內(nèi)進行，如需借出時，須填寫《文件借閱登記表》。借出時間不超過三天。

附表（文件借閱登記表）：

文件借閱登記表NO：001文件目錄文件名稱借出日期歸還日期備注

財務(wù)總監(jiān)：分公司財務(wù)經(jīng)理： 借閱人：

5、對絕密檔案的借閱，要公司總裁和財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)方可。

6、檔案借閱者要做到保密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得涂改、損毀檔案。

7、借閱及退還時，要當(dāng)面清點，退還時辦理注銷登記。

8、各職能管理中心需調(diào)閱財務(wù)檔案的，需經(jīng)公司財務(wù)總監(jiān)審批。

9、公司監(jiān)察審計、財務(wù)管理中心進行工作檢查和稽核不受本規(guī)定制約，必須全力配合。

財務(wù)檔案管理員的職責(zé)

1、負責(zé)對財務(wù)檔案進行統(tǒng)一編號與保管。

2、

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