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（一）總則

1.為了加強會計檔案的科學管理，更好的為鐵路運輸生產信息化建設服務，根據鐵道部《會計檔案管理辦法》、《鐵路系統會計檔案管理實施細則》，結合我公司具體情況，制定本辦法（以下簡稱《辦法》）。

2.集團會計檔案是記錄和反映鐵路信息化建設全過程的重要經濟史料和憑證，單位領導必須加強對會計檔案的監(jiān)督、檢查。建立健全會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，切實把會計檔案管好。

3.會計檔案遵循集中統一管理的原則，集團財務部對會計檔案工作負責。

（二）會計檔案界定

1.會計檔案是指在財務管理和會計活動中直接形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料，以及會計核算電算化后的存儲軟件，會計數據磁盤以及打印輸出的賬、表、單等。是反映公司經濟也無的重要史料和證據。

2.會計憑證具體包括：

會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

會計賬簿類：總賬，明細帳，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

會計報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案保管清冊，卡檔案銷毀清冊。

（三）會計檔案管理人員設置

1.集團財務部設置會計檔案管理崗位及會計檔案管理員1名，具體負責會計檔案清冊的登記，會計檔案的保管、使用以及防火、防盜、防潮、防塵；會計檔案保管清冊的登記；會計檔案保管到期時會計檔案的鑒定、會計檔案銷毀清冊及銷毀目錄的編制、會計檔案的銷毀等方面的工作。

2.財會人員平時應按自己的分工范圍認真管理好有關會計資料，在會計年度終了后*9個季度內將有關的憑證，賬簿以及財務報告等會計檔案整理和裝訂，并交會計檔案管理員保管。財務檔案由檔案使用人負責，移交時使用人應與檔案使用人辦妥移交手續(xù)，移交記錄由檔案管理員負責存檔。

（四）會計檔案的立卷

1.會計檔案的立卷整理，遵循財務工作的規(guī)律，當會計年度終了后，按照會計憑證、會計賬簿、會計報表等分別進行整理，裝訂成冊，組成保管單位，一本憑證、賬簿、一個年度的財務報告為一個保管單位。

2.財務部保管的會計檔案必須符合鐵道部財務司公布的《會計基礎工作規(guī)范化單位考核評分標準》中的有關要求。

3.會計檔案的整理包括

會計憑證的整理

會計賬簿的整理

財務報告（決算）的整理

以上會計檔案的立卷嚴格按照《鐵路系統會計檔案管理實施細則》中2.4.1, 2.4.2, 2.4.3 的要求進行整理。

（五）會計檔案的歸檔

1.歸檔范圍：

會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

會計賬簿類：總賬，明細帳，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

會計報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注幾文字說明，其他財務報告。

其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，卡檔案銷毀清冊。

打印輸出的賬、表、單等紙質會計檔案。（磁盤、光盤等磁性介質保存的會計檔案按《會計電算化管理制度》有關規(guī)定歸檔）。

2.歸檔時間：每年3月底以前將前年度的會計檔案歸檔。

3.歸檔要求：

根據會計部門已立卷的會計檔案編造清冊，進行清點并在保管清冊上簽字。

檔案保管員接受保管的會計檔案原則上保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，應當會同遠經辦人共同拆封整理。

進行會計檔案編號，在會計檔案的卷背上設立檔案號和有關項目（單位名稱、卷宗號、案卷目錄號、保管期限）。

根據會計檔案編號登記造冊，便于查閱。

（六）會計檔案的保管利用

1.會計檔案保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、25年四種。會計檔案保管期限，從會計年度終了后的最后一天算起。

2.各類會計檔案的保管按照《鐵路系統會計檔案管理實施細則》中附表所列期限執(zhí)行。

3.集團會計檔案的保管進行科學的管理，設置專用庫房和柜架，做到排列系統存放有序、查找方便。

4.嚴格執(zhí)行安全和保密制度，做好防火、防盜、防光、防潮、防塵等工作，嚴防損毀、散失和泄密。

5.建立會計檔案查閱登記本，及時登記查閱或復制人的姓名、工作單位、日期、查閱內容、用途、歸還日期等。

6.會計檔案除本單位財務會計部門有權查閱外，其他部門查閱會計檔案，要經會計部門負責人同意，外單位查閱要持有正式介紹信，并經財務會計部門負責人或主管領導批準后辦理登記手續(xù)方可查閱。

7.會計檔案原則上不得借出，如有特殊需要，須經公司領導批準方可借出，并限期歸還。

（七）會計檔案的鑒定、銷毀

1.保管期滿的會計檔案，由財務部會計檔案管理員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊及銷毀目錄。單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

2.保管期滿但未結清的債權債務、涉及未了事項的原始憑證，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止，并在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

3.在項目建設期間形成的會計檔案，在辦理竣工決算后移交給建設項目的接收單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

銷毀會計檔案時，由財務會計部門派專員監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須對銷毀檔案進行清點核實，到指定地點銷毀。銷毀后在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報告本單位負責人。

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